Leistungsmonitoring und -evaluierung: Der Schlüssel zu motivierten Teams und erfolgreichen Projekten

Die Bedeutung von Leistungsmonitoring und -evaluierung und die Fallstricke in der Praxis

Leistungsevaluierung findet in Projekten in verschiedenen Phasen Anwendung. Während der Controlling-Phase ist die Leistungsfortschrittsmessung ein wesentlicher Bestandteil eines professionellen Projektmonitorings. Im Projektcontrolling sollen Abweichungen ehestmöglich festgestellt werden, um rechtzeitig steuernd eingreifen zu können. Dazu werden die aktuellen Daten mit den geplanten Daten verglichen.

Das Pareto-Prinzip

Der Mathematiker Vilfredo Pareto stellte bei einem Auftrag für eine Bank fest, dass 80% des Umsatzes mit 20% der Kunden gemacht werden. Er fand heraus, dass diese 80/20-Regel auf viele Bereiche übertragen werden kann. Allgemein formuliert: Mit 20% Aufwand wird oft 80% Effekt erzielt; die restlichen 20% benötigen 80% des Aufwands. Kurz gesagt: der Aufwand – v.a. für die Fertigstellung – wird üblicherweise massiv unterschätzt.

Hope Creep und Effort Creep

Hope Creep tritt auf, wenn Teammitglieder hoffen, dass verlorene Zeit im Laufe des Projekts wieder aufgeholt wird. Anstatt die tatsächlichen Verzögerungen aufzuzeigen, herrscht das Prinzip "Hoffnung" – dass sich die Dinge von selbst verbessern.

Effort Creep passiert, wenn mehr Aufwand und Zeit für eine Aufgabe aufgewendet werden, als ursprünglich geplant, ohne dass dies im Projektplan dokumentiert wird. Es bedeutet, dass der tatsächliche Arbeitsaufwand allmählich zunimmt, ohne dass das Projektteam es bewusst wahrnimmt.

Beide Phänomene können den Fortschritt und Erfolg eines Projekts erheblich beeinträchtigen, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und gemanagt werden.

Sie sehen also, es gibt verschieden Faktoren und alle davon haben zumindest eines gemeinsam. Das sehen wir uns jetzt an.

Die Herausforderung der Objektivierung

Die Herausforderung besteht darin, die Messung des Leistungsfortschritts zu objektivieren – nur so können belastbare Aussagen über den aktuellen Status des Projekts getroffen werden. Dazu ist es notwendig, den physischen Fortschritt zu kennen, denn so erhält man verlässliche und transparente Zahlen. Grundlage für den physischen Fortschritt sind Meilensteine, die eine schrittweise Messung der erreichten Fortschritte ermöglichen. Diese Meilensteine werden mit einer Gewichtung versehen, die dem Leistungsfortschritt im Arbeitspaket in der jeweiligen Phase im Projekt entspricht.

Leistungsmonitoring und -evaluierung sind somit schon mal wesentliche Elemente, um sicherzustellen, dass Projekte im Rahmen der festgelegten Zeit, Kosten und Qualitätsziele durchgeführt werden. Aber es geht um mehr als nur die Einhaltung dieser Parameter. Durch ein systematisches Leistungsmonitoring können wir auch die Motivation und das Engagement der Teammitglieder stärken. Schauen wir uns zunächst an, welche Grundlagen dafür geschaffen werden müssen.

Voraussetzungen für effektives Leistungsmonitoring

Transparenz

Transparenz ermöglicht es, dass Teammitglieder klar verstehen, wie ihre Leistungen gemessen und bewertet werden. Dadurch fühlen sie sich sicherer und können ihre Anstrengungen gezielt auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Regelmäßige Evaluierungen

Regelmäßige Evaluierungen ermöglichen es, kontinuierlich Feedback zu geben und Entwicklungsbereiche zu identifizieren. Das fördert nicht nur die persönliche Weiterentwicklung, sondern auch die Teamentwicklung.

Anerkennung und Motivation

Die Anerkennung guter Leistungen gibt Orientierung, schaffte eine gemeinsame Erwartungshaltung und kommuniziert Wertschätzung. Dadurch können Teammitglieder motiviert werden, weiterhin ihr Bestes zu geben.

Zusammenhang von Leistungsmonitoring und Motivation

Patrick Lencioni nennt in seinem Buch „3 Symptome eines miserablen Jobs“ die Nichtmessbarkeit als demotivierenden Faktor. Durch das Monitoring und die Evaluierung von Leistungen erhalten Teammitglieder klare Rückmeldungen und können ihre Erfolge direkt messen. Wenn Teammitglieder ihre eigene Leistung messen und nachvollziehen können, steigt ihre intrinsische Motivation – die innere Antriebskraft, die sie unabhängig von externen Belohnungen zur Leistung antreibt. Sehen wir uns zunächst an, über welche Faktoren das funktioniert.

Erfolgserlebnisse

Durch das sichtbare Erreichen von Zielen erleben Teammitglieder regelmäßige Erfolgserlebnisse. Diese Erfolge sind starke Motivatoren und führen zu einer positiveren Einstellung zur Arbeit.

Teamzusammenhalt

Wenn das Team als Ganzes die Fortschritte und Erfolge wahrnimmt, wird der Zusammenhalt gestärkt. Gemeinsame Erfolge fördern den Teamgeist und die kollektive Motivation.

Wettbewerbsfähigkeit und Zusammenarbeit

Ein gesundes Maß an Wettbewerb innerhalb des Teams kann die Motivation steigern. Gleichzeitig fördert die Transparenz der Leistung die Zusammenarbeit, da die Teammitglieder voneinander lernen und sich gegenseitig unterstützen können.

Selbstbestimmung und Eigenverantwortung

Wenn Teams in der Lage sind, ihre Fortschritte und Erfolge selbst zu sehen, fühlen sie sich stärker in Kontrolle und entwickeln ein höheres Maß an Eigenverantwortung. Dies führt zu einer höheren intrinsischen Motivation, da sie ihre Arbeit als sinnvoll und wertvoll erleben.

Zielorientierung

Messbare Ziele und klare Indikatoren ermöglichen es den Teammitgliedern, ihre Fortschritte kontinuierlich zu verfolgen. Wenn sie sehen, dass ihre Anstrengungen zu konkreten Ergebnissen führen, steigert dies ihre Motivation und ihr Engagement.

Aber Achtung: Der Schlüssel zur effektiven Messung von (beruflichen) Erfolgen liegt in der Ermittlung jener Bereiche, die die Teammitglieder selbst in der Hand haben. Makroziele des Projekts oder des Unternehmens sind nicht direkt beeinflussbar.

Strategien zur Förderung einer Kultur der Leistungsbewertung und -förderung

Eine Kultur der objektiven Leistungsbewertung und -förderung zu etablieren, erfordert mehr als nur die Einführung von Tools und Methoden. Es bedarf einer strategischen Herangehensweise, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen:

Klare Zielsetzung

Definieren Sie klare, erreichbare Ziele für jedes Teammitglied. Diese Ziele sollten mit den übergeordneten Projektzielen in Einklang stehen.

Regelmäßiges und konstruktives Feedback

Geben Sie regelmäßig Feedback und achten Sie darauf, dass es konstruktiv und auf Entwicklung ausgerichtet ist. Nutzen Sie Feedbackgespräche, um gemeinsam Lösungen zu finden und Fortschritte zu feiern.

Förderung der Eigenverantwortung

Ermutigen Sie die Teammitglieder, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen und sich selbst Ziele zu setzen. Dies stärkt das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und fördert die Motivation.

Fazit

Leistungsmonitoring und -evaluierung sind nicht nur Werkzeuge zur Überwachung und Kontrolle, sondern auch Schlüssel zur Förderung der Motivation und Entwicklung der Teammitglieder. Durch die Implementierung effektiver Methoden und Tools sowie die Etablierung einer Kultur der Leistungsbewertung und -förderung können Unternehmen nicht nur ihre Projektziele erreichen, sondern auch ein engagiertes und motiviertes Team aufbauen.

Die Messbarkeit der eigenen Leistung stärkt die intrinsische Motivation der Teammitglieder, indem sie ihnen ein Gefühl von Kontrolle, Zielorientierung und kontinuierlichem Wachstum gibt. So beginnt der Weg zu erfolgreichen Projekten und zufriedenen Teams mit der ersten Maßnahme zur ergebnisorientierten Arbeitsweise.

Sollten Sie oder Ihr Unternehmen Unterstützung bei der Implementierung einer Kultur der Leistungsbewertung und -förderung wünschen, so stehen wir Ihnen als erfahrene Berater gerne zur Seite. 

Ihr Christian Kornberger

Managing Partner von centerline/

Literaturhinweise

• P. De Morree and J. Minnaar, “Corporate Rebels - Make work more fun”, Corporate Rebels, 2019
• P. Lencioni, “Die drei Symptome eines miserablen Jobs“, Wiley, 2008
• J. Preußig, Agiles Projektmanagement, Haufe, 2020
• D. Kahneman, „Schnelles Denken, langsames Denken“, Penguin, 2011
• R. Wysocki, „Effective Project Management”, Wiley, 2019