Success Story: Projektbegleitung

Abwicklung eines Hyper-Fast-Track-Projekts während der Corona-Krise

Immenser zeitlicher Druck, erheblich höhere Risiken, größeres Konfliktpotential im Team und höhere Fehleranfälligkeit als bei einer „normalen“ Projektdurchlaufzeit: Soll ein Anlagenbauprojekt als Hyper-Fast-Track-Projekt abgewickelt werden, so sind das die Umstände, mit denen man während des gesamten Projektverlaufs zu rechnen hat. Doch was passiert, wenn ein Projekt dieser Art zusätzlich mit den unerwarteten, massiven Auswirkungen einer Pandemie konfrontiert ist?

Um auf diese Problematik näher eingehen und sie verstehen zu können, ist es wichtig zu wissen, was Hyper Fast Tracking im Projektmanagement überhaupt bedeutet. Bei dieser Methode werden Vorgänge, die in der Regel nacheinander oder leicht überlappend stattfinden (wie z. B. Engineering- und Beschaffungsvorgänge), stark parallelisiert. Dieses führt zu einer massiven Verdichtung bzw. Verkürzung des Terminplans. Der Planungs-, Management- sowie Koordinationsaufwand ist auch ohne unerwartete äußere Umstände enorm hoch. Zudem ist beim Fast Tracking und seiner Extremvariante, dem Hyper Fast Tracking, von einem sprunghaften Anstieg der Fehlerquote auszugehen.

Herausfordernde Umstände

Im September 2020 wurde centerline/ beauftragt, ein Anlagenbauunternehmen bei der Abwicklung eines Hyper-Fast-Track-Projekts zu unterstützen. Warum?

Die termingerechte Fertigstellung der Anlage war aufgrund der raschen Verbreitung des Corona-Virus (1. und 2. Welle) und den damit verbundenen Maßnahmen mehr als fraglich: Verpflichtendes Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes (FFP2-Maske) reduzierte die Produktivität um 25 – 30 % und führte auf der Baustelle zu notwendigen Zusatzpausen. Darüber hinaus erkrankten Projektbeteiligte oder kamen mit Erkrankten in Kontakt, was unplanbare Ausfällen nach sich zog. War es trotz all dieser Maßnahmen möglich, den Plantermin für die technische Fertigstellung zu halten? Diese Frage kann im Nachhinein mit „Ja“ beantwortet werden.

Wie konnte centerline/ im Projekt konkret helfen?

Nach einer Erfassung des momentanen Ist-Stands wurden gemeinsam mit den Beteiligten Abweichungsanalysen erstellt, um zu evaluieren, welche Projektverläufe (abhängig von verschiedenen Maßnahmen) zum Zeitpunkt der Beauftragung von centerline/ möglich waren (Szenariotechnik). Mit den betroffenen Projektteammitgliedern wurde eine sehr enge Kommunikation vereinbart, weshalb zwei Meetings pro Woche abgehalten wurden. Diese dienten als Plattform für die Berichterstattung (Reporting) bezüglich aktueller Vorgänge sowie für die Detailplanung der Restaktivitäten, welche hauptsächlich die Bereiche Softwareprogrammierung, Montage und Inbetriebnahme betrafen. Durch die sehr engen Absprachen war ein sehr rigides Stundencontrolling möglich. Auch die Kommunikation mit dem Kunden des Anlagenbauunternehmens wurde geändert, beispielsweise wurde das Reporting optimiert.

Aufgrund der Auswirkungen von Covid-19 mussten auch personelle Maßnahmen gesetzt werden. Um genügend Personal auf der Baustelle zur Verfügung zu haben, wurden hohe Personalvorhaltungen gemacht, d. h. man plante deutlich mehr Arbeitskräfte, welche die Tätigkeiten der Erkrankten übernehmen sollten, ein.

Besonders erfreulich: Durch beherztes Entscheiden und Umsetzen der oben skizzierten Schritte konnte der Vertragstermin der technischen Fertigstellung der Anlage sogar leicht unterschritten werden!

Leistungen, die Sie aufgrund der Success Story interessieren könnten: